Jak udržovat přehled ve swapech

Jak jsem slíbil, tak také činím – rozhodl jsem se sepsat menší návod, po jehož přečtení byste měli mít představu o tom, jak si udržovat přehled ve swapech. Jsou dvě základní možnosti, jak na to – buď pomocí tabulkového editoru (např. Excelu), nebo na papíře (případně jejich kombinace). Každá má své klady a zápory, nicméně já teď budu psát o té v Excelu. Podobný princip však platí i pro papírovou formu.

Čím tento návod není – hotovým klíčem k vyřešení všech starostí se swapy. Každý Postcrosser a swap je svým způsobem jedinečný, mým cílem je zde pouze poskytnout odrazovou plochu pro tvorbu takové tabulky a takového stylu udržování přehledu, jaký vám bude vyhovovat. Berte to proto s nadhledem.

Modelová situace – swapy si domlouvám na některé z Facebookových skupin, pohledy posílám různorodé. Chci, abych měl přehled o tom, co mám aktuálně domluvené (= co bych měl napsat a odeslat), co mi zrovna cestuje (ke mně i ode mě) a také závěrečný přehled v tom, jaké swapy už jsou kompletně hotové. Swapy nedělám většinou hned při domluvení, někdy si dávám pár dní načas.

Začnu tedy s tím, že si vytvořím nový dokument v tabulkovém editoru. Já používám Excel, ale postup je samozřejmě obdobný i u jiných programů. Stejně dobře jako Excel poslouží i jeho náhrady. Dokument si vhodně pojmenuji a otevřu si nový čistý list. Hned na úvod si vytvořím dva nové listy (Shift+F11), takže mám celkem tři. Jeden pojmenuji rozepsané, druhý cestuje a třetí dokončeno. Pro větší názornost přikládám obrázek:

Nyní jsem se rozhodl pro větší přehlednost rozlišit každý list jinou barvou, takže ve finále vypadají následovně:

Pokračuji nyní úpravou prvního listu, rozepsané. Tento list slouží jako úschovna informací o swapu. Údaje sem zadávám tehdy, když jsem s druhým uživatelem domluvený na tom co, kdy a jak budeme posílat a už jsme si vyměnili adresy, takže nám nic nebrání swap poslat. Nejlepší je údaje doplnit ihned po domluvě, abych na to nezapomněl.

Nyní se již přesunu k horním sloupcům – vytvořil jsem jich celkem 5. Jejich názvy můžete vidět na dalším obrázku, kde jsem si už taky trošku pohrál s formátováním (výplň buněk + zarovnání na střed).

Co tedy budu do každého sloupce zadávat:

• Datum domluvy: jakmile si domluvím swap, tak hned vkládám nový záznam a začínám vložením dne, kdy jsem swap domluvil;
• Jméno: sem pochopitelně napíšu jméno člověka, se kterým swapuji;
• Země: místo pro zemi, kam zásilku posílám;
• Poslané: do této kolonky napíši co v mojí zásilce odesílám. Píšu tam věci typu pohled s Krtečkem, 2 mince a klíčenka;
• Přijaté: stejný princip jako u poslaných, akorát naopak – zde se nachází to, co přijde v zásilce pro mě.

Takže, domluvím si swap, vyplním všech 5 údajů a tabulku uložím. Nyní je čas zásilku vyrobit/vytvořit/zalepit a jakmile se ji rozhodnu hodit do schránky nebo podat na poštu, tak můžu přejít do druhého listu s názvem cestuje. Toto slouží jako dočasné uchování údajů do té doby, než bude zásilka přijata na obou stranách, tj. když bude vyplněno jak Datum přijetí, tak Moje přijato.

V tomto listu nám tedy přibyly v prvním řádku tři sloupce:

• Datum odeslání: vyplňuji datum, kdy jsem zásilku hodil do schránky či podal na poště;
• Datum přijetí: sem patří datum přijetí přijetí zásilky z ciziny;
• Moje přijato: místo pro datum, kdy přišla moje zásilka příjemci.
  

Takhle vypadá druhý list s názvem cestuje:

Jakmile jsou tedy sloupce Datum přijetí a Moje přijato poctivě vyplněny, tak se přesunu do dalšího listu – dokončeno. Zde si list upravím tak, aby byl první řádek ukotven a byla tak zvýšena přehlednost v případě většího počtu řádků.

Jakmile se nějaký swap dostane sem, tak to znamená, že daná zásilka byla doručena na obou stranách a proto lze swap považovat za kompletní a dokončený.

Mezi jednotlivými listy swapy/zásilky přesunuji tak, že vyberu celý řádek, vyjmu ho (Ctrl+X) a vložím do dalšího listu. Výsledný dokument je opravdu jednoduchý a slouží jako základ, ke kterému si můžu přidělat další sloupečky. Jako příklad uvedu, že dokument může obsahovat sloupeček, do kterého se zapisuje:

• celková peněžní částka, kolik mě swap stál;
• odkud jsem kontakt získal – Facebook, fórum, Postcrossing;
• označení swapu – obyčejný swap, tag, RAS;
• odkaz na postcrossingový profil příjemce;
• pole pro jeho adresu;
• aktuální stav – co dopsat, koupit;
• komentáře ke swapperovi;
• jestli chtěl pohledy popsané;
• pořadové číslo swapu.

Shrnutí:

Domluvím si swap, do prvního listu napíši úvodní informace (datum domluvy, jméno, země, co posílám a co čekám). Poté, jakmile vše nachystám k odeslání a hodím do schránky, tak celý řádek s těmito čtyřmi údaji vyjmu a vložím do druhého listu, kam přidám údaj Datum odeslání. Jakmile já nebo ten druhý zásilku dostane, tak datum poznačím do dalších dvou sloupků, a jakmile jsou všechny tři data na svém místě, tak celý řádek naposledy vyjmu a vložím do třetího listu, kde už s ním nedělám nic.

Snad se návod líbil a někomu pomůže. Na první pohled to všechno možná vypadá složitě, ale stačí trocha praxe, a už to jde skoro automaticky 😉 Stačí se podívat na vzorový vypracovaný dokument.

Soubory:

Dokument online: http://1drv.ms/MBgxYK

Dokument ke stažení: SWAP

Děkuji Peprmintce, jelikož mne jako první přivedla na nápad sepsat takový návod.

Další články:

• Swap nebo penpal
• Březnová emise známek
• Říjnová emise známek
• 51 pohledů na USA
• Sportovní postcrossing